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Adjointe exécutive | Executive Assistant

FLO

FLO

Administration
Quebec City, QC, Canada
Posted on Wednesday, August 30, 2023

CE QUI VOUS ATTEND CHEZ FLO À TITRE D'ADJOINT.E EXÉCUTIF.VE

À titre d’adjoint.e exécutif.ve, vous aurez à assurer le soutien administratif et personnel du président de l’organisation. Les principales responsabilités de l’adjoint.e comprennent la gestion des calendriers, la planification de voyages, la préparation de comptes de dépenses et la coordination d’événements et activités corporatives. Pour contribuer de manière efficace, vous devez être bien organisé.e, avoir de grandes compétences en gestion du temps et être proactif.ve.

Dans un contexte de forte croissance, vous contribuerez à l’efficacité de notre entreprise en offrant un soutien personnalisé et opportun au président.

CE QUE VOUS APPRENDREZ EN VOUS JOIGNANT À NOTRE ÉQUIPE

  • Gérer l’agenda du président et les demandes de rencontres en prévoyant de nombreux changements en raison d’imprévus et de gestion des priorités;
  • Rédiger et réviser des documents ou correspondances en français et en anglais;
  • Planifier et organiser les déplacements;
  • Coordonner les signatures et approbations de documents de l’équipe exécutive;
  • Assurer le classement des documents importants;
  • Planifier les rencontres, organiser les salles de réunion et accueillir les invités;
  • Préparer les impressions de documents et en assurer la transmission aux destinataires;
  • Veillez à la préparation des comptes de dépenses et assurer le suivi de budget;
  • Organiser et planifier des événements en assurant une logistique efficace;
  • Animer les rencontres hebdomadaires des adjointes;
  • Assister aux rencontres du comité de francisation;
  • Coordonner et soutenir la gestion des obligations personnelles du président (entretien de l’immobilier et des véhicules, rendez-vous personnels et familiaux, achats et réservations, etc.);
  • Effectuer toutes autres tâches de nature administrative.

CE QUI VOUS CARACTÉRISE

  • D.E.C. ou A.E.C. en techniques administratives ou formation équivalente;
  • Un minimum de 5 années d'expérience pertinente dans un rôle similaire;
  • Bilinguisme tant à l'oral qu'à l'écrit en français et en anglais;
  • Proactivité, fiabilité et entregent;
  • Être structuré.e, organisé.e et avoir un bon sens des priorités;
  • Avoir un grand souci du détail et de la rigueur;
  • Responsabilité, professionnalisme, flexibilité et discrétion;
  • Capacité à travailler sous pression avec des délais serrés;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches et dossiers à la fois;
  • Bonne connaissance des logiciels de bureau, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Excellente maîtrise de la gestion des courriels et agenda (Microsoft Outlook).

VOUS GRANDS ATOUTS

  • Expérience avec un Conseil d’administration.

*Le masculin est utilisé pour alléger le texte. Merci de votre compréhension.

À PROPOS DE FLO

  • Le siège social de FLO est situé à Québec, avec des équipes régionales réparties aux États-Unis et au Canada. Notre entreprise possède une culture dynamique et veille à ce que les employés soient soutenus et engagés, notamment à travers l'évolution de leur carrière dans l'ère post-pandémique.
  • FLO est une entreprise prospère qui affiche de solides résultats d'une année à l'autre, notamment en matière de ventes et grâce à l'expansion des opérations et de la présence sur le marché en Nord Américain. Il y a une mentalité positive et entrepreneuriale pour la croissance, le développement des affaires et une culture de haute performance où nous travaillons en équipe pour atteindre des objectifs ambitieux.
  • Vous serez épaulé par des collègues expérimentés et compétents qui soutiendront le processus d'intégration et vous stimuleront dans votre développement professionnel au quotidien.
  • Des réunions hebdomadaires avec notre Chef de la direction pour partager la vision de l'équipe de direction et impliquer les employés dans les principaux développements de l'entreprise.
  • FLO offre une atmosphère de travail agréable et respectueuse de l'individu.
  • Une rémunération et des avantages conformes aux normes du secteur.